जब स्टॉक रिटेल स्टोर पर आता है, तो यह आमतौर
(usually) पर ट्रक या कंटेनर में आता है, जिसे अनलोड
(unload) करने की आवश्यकता होती है। अनलोडिंग प्रक्रिया
(unloading process) शुरू करने से पहले, रिटेल स्टोर मैनेजर को स्टॉक विशेषताओं के बारे में पता होना चाहिए। एक रिटेलर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि-
● स्टॉक को रिटेल स्टोर की आवश्यकताओं के अनुसार क्रमबद्ध
(sorted) अथवा वर्गीकृत
(classified) किया जाता है।
● स्टॉक को रिटेल स्टोर की प्रक्रियाओं
(procedures) के अनुसार रिकॉर्ड किया जाता है।
● स्टॉक को आवश्यक दस्तावेज
(documentation) के अनुसार चेक किया जाता है।
● वास्तव में प्राप्त स्टॉक
(actual stock received) और चालान किए गए
(invoiced stock) / ऑर्डर किए गए स्टॉक
ordered
stock) के बीच अंतर
की पहचान कि जाती है और रिटेल स्टोर प्रक्रियाओं के अनुसार
(according to the retail store procedures) सुचना
(report) दी जाती है।
● संबंधित प्रलेखन
(relevant documentation) रिटेल स्टोर प्रक्रियाओं
(procedures) के अनुसार पूरा किये जाते है।
● स्टॉक लेवल प्राप्त करने और बनाए रखने के लिए रिटेल संगठन प्रणाली
(retail organisation systems) उपयुक्त
(appropriate) होनी चाहिए।
● आवश्यकता पड़ने पर सामान उपलब्ध होना चाहिए।
(goods should be available when required).
● माल उपयोग के लिए फिट होना चाहिए / उपयोग के लिए तैयार होना चाहिए।
(goods must be fit for use/ready to
use.)
● उपयोग कि गई विधि लागत प्रभावी (cost
effective) है और अपव्यय न्यूनतम है
(wastage is minimum)।
स्टॉक हैंडलिंग अथवा स्टॉक के रख-रखाव के दौरान आमतौर पर कौन-2 से दस्तावेज (following documents) तैयार किए जाते हैं।
स्टॉक हैंडलिंग अथवा स्टॉक के रख-रखाव के दौरान आमतौर पर निम्नलिखित दस्तावेज
(following documents) तैयार किए जाते हैं।
1.
Delivery
Note (डिलीवरी नोट):
- डिलीवरी नोट आमतौर
(usually) पर डिलीवरी के समय सामान
(goods ) के साथ दिया जाता है। डिलीवरी नोट यह बताता है कि सप्लायर ने वास्तव में स्टोर को क्या डिलीवर किया है। डिलीवरी सही है, इसकी पुष्टि
(confirm) करने के लिए डिलीवरी नोट
(delivery note) के साथ सामान की जाँच की जाती है। (Fig.
3.3)
2.
Invoice
(इनवॉइस):- Invoice (इनवॉइस/चालान) एक कानूनी दस्तावेज
(legal document) है जिसका उपयोग ग्राहक को माल भेजने
(dispatching) और वितरित करने
(delivering) के समय किया जाता है (चित्र। 3.4)। इनवॉइस
(invoice) में वस्तुओं के बारे में सभी जानकारी दी होती है जैसे माल की मात्रा
(quantity) और प्रकृति
(nature) आदि। इनवॉइस एक बहुत ही महत्वपूर्ण दस्तावेज
(important document) है क्योंकि इसका उपयोग सामान प्राप्त करने वाली कंपनी को बिल देने के लिए किया जाता है।
3.
Consignment
note (प्रेषण/कन्साइनमेंट नोट):- कन्साइनमेंट नोट एक दस्तावेज होता है जो कंसाइनर
(consignor - सामान भेजने वाला) के द्वारा डिलीवरी के लिए सामान ले जाने वाली प्राइवेट कर्रिएर
(private carrier) के लिए तैयार किया जाता है। कन्साइनमेंट नोट का उपयोग गंतव्य स्थान पर सामान की डिलीवरी करते समय प्राइवेट कर्रिएर के द्वारा किया जाता है। कन्साइनमेंट नोट पर सामान प्राप्त करने वाले के साइन करवाए जाते है जिसका उपयोग प्रूफ
(proof) के रूप में किया जाता है की हमने इस तारीख को इस स्थान पर सामान की डिलीवरी की। वास्तव में निजी वाहक (private
carrier) के माध्यम से क्या सामान भेजा गया है यह इसका एक रिकॉर्ड होता है। कन्साइनमेंट नोट में कंटेनरों
(containers), बक्से (boxes), गट्ठरों
(bales) या बैगों
(bags) की संख्या आदि को दिखता है। कुछ मामलों में (In
some cases), कंसाइनमेंट नोट में दिए गए सामान को अन्य डिलीवरी दस्तावेजों
(delivery documents) के साथ जांचा जाता है।
4.
Internal
packing note (आंतरिक पैकिंग नोट):- आंतरिक पैकिंग नोट का उपयोग डिलीवर किये जाने वाले स्टॉक के बारे अधिक विवरण
(detail) देने के लिए किया जाता है। (चित्र 3.6 )
यह बाहरी कंटेनरों
(containers), जैसे बैग, डिब्बों, ड्रम, बक्से और पैलेट
(pallets) आदि के बारे में विवरण देता है। इसमें मात्रा
(quantity), प्रकार (type), आकार (size), विस्तृत जानकारी
(specifications), रंग (colors) आदि की विशेष जानकारी होनी चाहिए।
5.
Electronic
data systems (इलेक्ट्रॉनिक डेटा सिस्टम):- कई रिटेलर्स कन्साइनमेंट या सामान प्राप्त करने के लिए एक विशेष कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, इसे एक स्वचालित प्रणाली
(automated system) कहा जाता है। स्वचालित सिस्टम पेपर वर्क
(paper work) में कटौती करते हैं और बहुत जल्दी इमेज को चेक करने और सूचनाओं
(information) को स्थानांतरित कर देता हैं (Fig.3.7)।
एक
स्वचालित प्रणाली की मुख्य विशेषताएं हैं (The main features of an automated system
are :-)
● कंसाइनमेंट नोट्स कंप्यूटर के माध्यम से डिलीवरी के प्रमाण के रूप में भेजे जाते हैं
(Consignment
notes sent through a computer as proof of
delivery)
●
कंसाइनमेंट नोटों पर बारकोड का इस्तेमाल किया जाता है
(Barcodes used on consignment
notes.)
●
बार-कोडेड डिलीवरी लेबल
(Bar-coded delivery labels.) होता है।
● शीघ्र मूल्य निर्धारण
(Speedy pricing)
स्टॉक के स्तर की जाँच करने की प्रक्रिया(Procedure for checking stock levels)
रिटेल स्टोर में विभिन्न वस्तुओं के स्टॉक लेवल चेक करने की प्रक्रिया में, यदि किसी भिन्नता
(variations ) या समस्या
(problems ) की पहचान हो जाती है, तो स्टोर संचालन सहायक
(store operations assistant) को सक्षम प्राधिकारी
(competent authority) को सूचित किया जाना चाहिए।
जहाँ किसी भी भिन्नता या समस्या की पहचान की जाती है, कार्यस्थल प्रक्रियाओं की जाँच करें जो इस स्थिति पर लागू होते हैं इसमें निम्नलिखित विकल्प शामिल हैं-
● Replacement (प्रतिस्थापन)
● Credit (क्रेडिट)
● Disposal and credit (निपटान और क्रेडिट)
● Selling off as
"seconds‘("सेकंड" के रूप में बेचना)
● मरम्मत करना और आपूर्तिकर्ता को चार्ज लगाना
(Repair and charging to supplier)
● सप्लायर को रिटर्न करना
(Return to supplier)
Sample stock record sheet is
as under:
Product name Product number Size Quantity on hand Minimum stock level Quantity on order Retail price Cost price Breeze powder 30387623 250gm 45 30 12 45.95 28.90 Dymo liquid 92837402 175ml 32 15 6 23.75 10.50 Capsules 38263014 275gm 12 6 3 12.45 5.98
भिन्नता की सुचना देना (Reporting deviations)
जब कोई डिलीवरी गलत या क्षतिग्रस्त
(incorrect or damaged) होती है, तो क्षति
(damage ) या कमी (shortage ) की रिपोर्ट पूरी होनी चाहिए। इसमें निम्न को शामिल किया जाता है:-
● जिस तारीख को क्षतिग्रस्त माल प्राप्त हुआ। (The
date on which damaged goods were received.)
● वितरण के दौरान होने वाली कमी। (The
shortage that occurred during delivery.)
● क्या सामान निर्धारित समय पर पहुंचने में विफल रहा।
(Whether the goods failed to arrive at the stipulated
time.)
Check your Progress
A. Fill in the Blanks
1.
Stock can be checked using a portable electronic Scale
device or by a manual count. (स्टॉक को पोर्टेबल
इलेक्ट्रॉनिक स्केल डिवाइस का उपयोग करके या मैन्युअल गणना द्वारा चेक किया जा सकता है।)
2.
Goods received are checked against the amount and description stated on the Delivery
note. (प्राप्त माल को डिलीवरी नोट पर दी गई राशि और विवरण के विरुद्धजांचा जाता है।)
3. Consignment
note lists what is sent through the private carrier actually. (कंसाइनमेंट नोट उन वस्तुओं की
सूचि होती है जो वास्तव में निजी वाहक के माध्यम से भेजी जाती है)
4. Many
Retailers today use special Computer system for receiving of goods. (कई रिटेलर्स आज माल प्राप्त
करने के लिए विशेष कंप्यूटर प्रणाली का उपयोग करते हैं।)
B. Multiple Choice Questions
1.
The purpose of document handling is __________. (दस्तावेज़
हैंडलिंग का उद्देश्य __________ है।)
a) To save time
b) Safety of goods
c) Prevent conditions of goods
from worsening (माल की स्थिति को बिगड़ने से रोकना)
d) Matching with required (आवश्यकता के साथ मिलान करना)
2.
Documents which are required in receiving goods are _______. (माल
प्राप्त करने के लिए आवश्यक
दस्तावेज _______ हैं।)
a) Delivery report
b) Bill
c) Tax bill
d) All (a), (b) and (c)
3.
What is the main advantage of effective goods moving? (प्रभावी
वस्तुओं के मूव करने का मुख्य लाभ क्या
है?)
a) Better control of the flow of goods (माल के प्रवाह का बेहतर नियंत्रण)
b) Unimproved working
conditions (काम करने की स्थिति में सुधार नहीं होना)
c) Achieve increased storage
requirement (भंडारण की बढ़ी हुई आवश्यकता को प्राप्त करना)
d) All (a), (b) and (c)
4.
Manual moving task includes ________. (मैनुअल मूविंग टास्क में ________ शामिल होता है।)
a) Taking cartons on and off
pallets (पैलेटों को चालू और बंद करना)
b) Moving mobile racks (चल मोबाइल रैक)
c) Moving trolleys and
cleaning floors and shelves (ट्रॉलियों को मूव करना और फर्श और अलमारियों की सफाई
करना)
d) All (a), (b) and (c)
5.
Reducing number of times the object is handled is known as__________. (ऑब्जेक्ट
को
हैंडल किए
जाने की संख्या को कम करना __________ के
रूप
में
जाना जाता है।)
a) Changing the size of
packaging. (पैकेजिंग का साइज बदलना।)
b) Providing suitable
equipment. (उपयुक्त उपकरण प्रदान करना)
c) Eliminating double handling. (डबल हैंडलिंग को खत्म करना।)
d) Providing a safe workplace
layout. (एक सुरक्षित कार्यस्थल लेआउट प्रदान करना।)
C. State whether the following are True
or False (बताएं कि निम्नलिखित सही हैं या गलत)
1. Invoices are normally sent
with the load of goods. (True)
सामानों के भार के साथ आम तौर पर चालान भेजे जाते हैं। (सही)
2. The more sophisticated
electronic systems may also includean automatic reorder function. (True)
अधिक जटिल इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में ऑटोमैटिक रीऑर्डर फ़ंक्शन भी शामिल हो सकता है। (सही)
3. Consignment notes sent
through computer are not considered as a proof of delivery. (False)
कंप्यूटर के माध्यम से भेजे गए कंसाइनमेंट नोट्स को डिलीवरी का प्रमाण नहीं माना जाता है। (गलत)
4. Automated systems cut down
on paper work and are very quick in image checking and transferring
information. (True)
स्वचालित प्रणाली कागज के काम में कटौती करती है और छवि की जाँच और सूचना को स्थानांतरित करने में बहुत तेज
होती है। (सही)
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