UNIT – 3 SALON RECEPTION DUTIES/S1/CLIENT CARE

 Introduction – Salon में entry करते ही client की सबसे पहले मुलाकात salon receptionist से होती है | Receptionist को हमेशा smile के साथ greet करना चाहिए ताकि client comfortable feel करें |

Salon के अन्दर एक receptionist का बहुत ही important role होता है | Appointment book करना, time fix करना, payment process करना, customers की queries handle करना etc. ये सभी काम receptionist ही handle करती है |

 

Qualities

*Friendly nature होना चाहिए |

*Client के साथ smiley face के साथ greet करें |

*Customer’s की सभी queries को handle करना आना चाहिए|

*Good communication skills होनी चाहिए |

*अपनी responsibility समझे |

 

Salon Receptionist Responsibilities :-

*Answering the phone calls

*Scheduling the appointments

*Welcome the client upon entering the salon.

*Answer the queries

*Handling the money and cash register

*Call to confirm the appointments

*Helping a stylist when needed.

 

Personal grooming

एक receptionist को अपनी grooming पर बहुत ध्यान देना चाहिए | इससे उसकी positive self-image बनती है | उसका aaperance भी attractive लगता है | एक अच्छी grooming guest पर अच्छा impression डालती है |

कुछ चीजें ध्यान में रखनी जरुरी है जैसे :-

(i ) Hair should be clean and styled properly.

(ii) Nails, skin and teeth should be clean.

(iii) Wear natural makeup.

(iv) Use soft body perfumes.

(v) Avoid too much jewellwery.

(vi) Wear clean clothes.

(vii) Wear clean footwear.

 LESSON – 01 CLIENT CARE

HOW TO BOOK APPOINTMENTS

एक salon receptionist का main काम होता है, phone calls attend करना और appointment book करना | जयादातर phone calls पर सभी service book होती है | इसके लिए receptionist में positive behaviour और अच्छी skill का होना जरुरी है |

 

HOW TO MAINTAIN RECORD

(i ) ज्यादातर salon appointment के record के लिए , hard copies का use करते है, या फिर register में entry करते है |

(ii) कुछ salon’s technical method use करते है | जैसे :- Computer मे data save करना |         

(iii) Computer पर data जल्दी store कर सकते है, लेकिन अगर कोई technical problem आ जाए तो थोड़ी problem हो सकती है |

(iv) इसलिए salon में hard copy रखना ज्यादा जरुरी मानते है |

(v) Previous record से भी client की history जानने मे help हो जाती है |

 

Calls को कैसे attend करें

(i ) एक salon receptionist को politely और friendly manner में client से phone पर बात करनी चाहिए |

(ii) Phone उठाते ही wish करने के साथ start करे जैसे :- good morning, how are you ?

(iii) Client की बात को ध्यान से सुनें | और उसकी requirement को समझें |

(iv) Customer के साथ positive relationship बनाने की कोशिश करें |

 

SCHEDULING AN APPOINTMENT

STEP 1 – सबसे पहले customer का name, contact no., time and date of appointment, service or treatment requirement नोट करें |

STEP 2 – सभी details accurate note करें |

STEP 3 – Service के according कितना time लगेगा, उसी के अनुसार booking का schedule निर्धारित करें |

STEP 4 – जो भी offer salon में चल रही हो सभी client को बताए कि कब तक है, और offer की सभी details दें |

 

HANDLE THE CLIENT

एक receptionist को सभी से communication करना पड़ता है | इसमें speaking, listening, body language शामिल होते है | उसे क्या बात करनी है, कैसे करनी है, और सभी services और products का पता होना चाहिए |

 

GUIDELINES TO HANDLE THE CLIENT

(i ) जब भी कोई client आए तो use greet करे और बैठने के लिए कहें |

(ii) Client को जो भी service लेनी है, उससे related service provider से मिलवाएं |

(iii) अगर service provider तब busy हो और लगे की time लग सकता है तो client को tea/ coffee offer करें |

(iv) Waiting area में magazines और newspapers होने चाहिए ताकि client अपना timepass कर सके |

(v) Client को salon की facility, service, price और layout के बारे में बताएं |

(vi) किसी भी client की details किसी और के साथ disclose न करें |

(vii) अगर service में delay हो जाए या गलत booking हो जाए या कोई और mistake हो जाए तो उनसे sorry feel करें और गलती मानें |

(viii) हर एक service के rate and update offer display करके रखें | 

इस यूनिट के तीन सेशन की common एक ही वीडियो में आपको तीनों सेशन के concept एक साथ स्पष्ट किए गए हैं, वह आपको तीसरे सेशन के अंत में मिल जाएगी |