UNIT – 4 CREATE A POSITIVE IMPRESSION AT WORK PLACE


Introduction
जब कोई client salon में आता है, तो वह यह सोचकर आता है, salon साफ-सुथरा होना चाहिए | Reception area contact करने का सबसे पहला point होता है | एक साफ़-सुथरा और well organized reception area client पर positive impression डालता है |

एक client हमेशा caring और comfortable माहौल पसंद करता है |

 

Reception area कैसा होना चाहिए :----

(i ) Reception desk हमेशा clean होना चाहिए |

(ii) Week में एक बार flower’s को change कर दें |

(iii) Customer के लिए current magazines available होनी चाहिए |

(iv) खाली cup table पर ना पड़े रहने दें |

 

Staff room कैसा होना चाहिए :-

1 Staff room को use करने के बाद उसको साथ कि साथ clean कर दें |

2 सभी books, magazines आदि अपनी सही जगह पर रख दें |

3 सभी dishes wash करके ही रखें |

4 Chairs अच्छे से set करके रखें |

 

Providing a caring environment to the client :-

Client को एक caring माहौल देने के लिए कुछ बाते ध्यान में रखें जैसे :-

(i ) अपने workplace पर positive attitude रखें |

(ii) अपने आप को properly well dressed, neat and clean रखें |

(iii) Client के साथ friendly attitude रखें |

(iv) अपने behaviour को professional रखें |

(v) अपने काम के प्रति punctual रहें | अगर आप salon में late हो जाते है और client को wait करना पड़ता है तो salon में other staff को phone करके attend करने को बोलें | और late होने पर sorry feel करें |

(vi) कभी भी client से personal talk ना करें | हमेशा professionally ही behave करें |

(vii) Client को comfortable feel करवाने के लिए magazine या newspaper provide करवाएं |

(viii) Client से tea/coffee के लिए पूछें |

(viii) मौसम के according heater या A.C. on रखें |

 

Communication :- समाज के सभी लोग एक दुसरे से communicate करते हैं |  Communication से हम आपस में एक दुसरे के विचार और information share करते हैं | विभिन्न तरीकों के द्वारा हम communicate करते है जैसे :- speech, writng, visual, signal etc.

 

Communication के process के 4 components होते है :-

Sender -> Message -> Receiver -> Confirmation


ANSWERING THE PHONE

 

Communication by Telephone :- Telephone पर बात करना और आमने-सामने बात करना दोनों ही बहुत different हैं | फोन पर आप केवल सुन सकते हो देख नही सकते | फोन पर बात करते समय 25% शब्दों का और 75% tone का use होता है |

 

*फोन पर बात करते समय किन बातों का ध्यान रखें :-

(i ) जो भी बोलें clear बोलें |

(ii) फोन को पास रख कर ही बोलें |

(iii) लेटकर कभी भी बात न करें, इससे आवाज पर effect पड़ता है |

(iv) Face पर smile और friendly तरीके से बात करें |

(v) Words को clearly बोलें ताकि सुनने वाले को समझ आ सके क्योंकि वो आपको देख नही सकता |

 

Body language :- जब आप किसी से फोन पर Hello भी बोलते है तो सामने वाले को आपकी आवाज से ही पता चल जाता है कि आप खुश है या दुखी | जब भी फोन पर बात करें तो body language का use करे इससे voice भी ठीक जाएगी | Smile के साथ बात करें | बात करते समय eyes को concentrate करें |

 

*फोन पर बात करते समय क्या difficulties आती है :-

(i ) फोन पर बात करते समय हम सामने वाले को देख नही सकते |

(ii) पीछे से कोई आवाज या sound disturb कर सकती है |

(iii) कोई बीच-बीच में बोलकर disturb कर सकता है |

(iv) Language problem आ सकती है |

(v) Network issue हो सकता है |

 

*इन diificulties को कैसे कम कर सकते हैं :-

(i ) Active होकर बात सुनें |

(ii) आराम से बैठ कर बात करे ताकि सारा ध्यान फोन पर ही हो |

(iii) फोन call पर ही focus करें |

(iv) Speak clearly

(v) आसपास शोर हो तो दूर जाकर बात करें |

 

*फोन पर बात करते समय अपने आप को कैसे introduce करें :-

 फोन उठाते ही सबसे पहले good morning/afternoon/evening से start करें |

This is professional salon, I am Sonal speaking. How may I help you .

उसके बाद ही answer पूछे :-

(i ) Smile के साथ बात करें |

(ii) Good morning wish करें |

(iii) अपना introduction दे |

(iv) Pen or paper पास रखें |

(v) Caller की बातों को carefully सुनें |

(vi) कुछ doubt हो तो dubara question करें |

 

*फोन पर बात करते समय questions कैसे करे :-

Type of question

Examples

Open

How may I help you ?

Confirm

Did you want an appointment today?

Requirement

Exactly what do you want ?

Timing

Would you like to take an appointment at 2.30 pm ?

Closed

Is there anything else I can help you with Mrs Sharma ?

Taking message/ Make record

सभी message को written में लिखे | Information accurate लिखे जैसे :- कई बार किसी caller का फोन salon में किसी से बात करने के लिए आए और वो therapist उस time salon में न हो तो उसका message लिख कर रखे ताकि आप अच्छे से जानकारी दे सके | जैसे :-

1 जिस भी staff member के लिए message हो उसका name लिख ले |

2 Caller name  

3 Phone number

4 Message detail

5 Time and date of call

6 किसने call receive की उसका name.

 

*Salon staff के लिए personal phone ethics

(i ) Salon मे emergency call ही receive करें |

(ii) अपने friends या family members को बोल दे कि duty time पर, emergency हो तो ही call करें |

(iii) Phone को duty time में silent या vibrate रखे |

(iv) अगर calls करनी हो तो lunch break में करें |

 

*एक employee को salon में अपने standards कैसे maintain रखने चाहिए :-

1 सभी की respect करें |

2 किसी भी staff member को criticise न करें |

3 ईमानदार रहें |

4 अगर आप harassment feel कर रहें हो तो अपने owner से complaint करें |

5 किसी के जाति, धर्म, politics या किसी अन्य person के बारे मे gossiping ना करें |

6 सबसे professionally behave करें |

 

HOW TO HANDLE CONTRA-INDICATIONS

Treatment के दौरान अगर कोई दिक्कत आ भी जाए तो use बहुत ही professional तरीके से handle करे | अगर आप helpful दिखेंगे तो ही client cooperate करेगा | आप भी as a professional कुछ बाते ध्यान में रखें जैसे :-

(i ) जो भी condition हो उसको लेकर घबराएँ नहीं और condition के बारे मे loudly ना बोलें |

(ii) Maintain caring and professional behaviour

(iii) Contra-indication के according treatment दें |

 

THINGS TO AVOID FOR HEALTHY LIFE

कुछ habits ऐसी होती है जो हमारी health पर बुरा प्रभाव डालती है | एक healthy life के लिए निम्नलिखित चीज़े avoid करनी चाहिए :-

(i ) ALCOHOLISM Alcohol लेने से हमारी health पर निम्नलिखित बुरे प्रभाव पड़ते है :-

a Heart diseases, cancer, weak immune system, liver infection आदि problems हो सकती है |

b हम किसी काम पर focus नही कर पाते |

c समाज से हमारी respect खत्म होने लग जाती है |

d Headache, depression, anxiety जैसी problems बढ़ जाती है |

 

(ii) TOBACCO World में तंबाकू के कारण प्रत्येक 6 second मे 1 death होती है | इसके निम्नलिखित बुरे प्रभाव पड़ते हैं :-

1 सबसे main reason है :- oral cancer. यह mouth tongue, cheek, lips पर effect करता है |

2 इससे taste और smell की sense खत्म हो जाती है |

3 Lung cancer होने का risk होता है |

 

(iii) GHUTKA :- गुटका या गुटके के प्रत्येक भाग में 4000 तक chemicals होते है | गुटका से health पर निम्नलिखित impact पड़ते है जैसे :-

(i ) Tongue का taste खत्म हो जाता है |

(ii) Mouth की shape ख़राब हो जाती है |

(iii) गर्म, ठंडा, spices ज्यादा लगने लगते है |

(iv) Mouth को open करने में problem आने लग जाती है |

(v) Mouth के आसपास swelling, spot पड़ने लग जाते है |

(vi) Mouth से bleeding होने लग जाती है |

(vii) Mouth cancer होने लग जाती है |

 

*Team में work करके हम किसी work को कैसे effective बना सकते है या team का क्या role होता है work को effective बनाने में :-

किसी भी business या salon का यही goal होता है कि salon में client ज्यादा आए और salon का environment happy रहे |

Salon के goal को achive करने के लिए सभी employees को team में काम करना चाहिए |

Team में काम करने से सभी की weakness और strength का पता लगा सकते है और कमियों को दूर कर सकते हैं | Team member की qualities अलग-अलग होती है | कुछ ज्यादा hardwork करते है और कुछ कम |

Week में एक बार team member’s की meeting लेनी चाहिए और सबकी problem सुननी चाहिए और problems को sort-out करना चाहिए | इससे एक team के team-mates मे अच्छा relation बन पाएगा |

 

*एक अच्छे team member कैसे बन सकते हैं ;-

(i ) Objectives हमेशा clear होने चाहिए |

(ii) किसी भी काम को करने की planning or action में समर्थ होना चाहिए |

(iii) Tolerance power होनी चाहिए |

(iv) Job role clear होना चाहिए |

(v) Sense of humour होना चाहिए |

(vi) Skill पर पकड़ होनी चाहिए |

(vii) Good listening skill होनी चाहिए |

(viii) अपने काम के प्रति लगन होनी चाहिए |

(ix) Commited team member’s होने चाहिए |

(x) Fair leader होना चाहिए |

अगर हम या team में से एक भी member irresponsible हो जाता है तो इसका affect पूरी team पर पड़ता है |

 

Team किन कारणों से lost होती है :-

1 अगर team का एक member भी अलग से काम करने लग जाए तो वह team का part नहीं रहता |

2 अगर आपस में communication breakdown होने लगे तो team खत्म होने लग जाती है |

3 अगर team का कोई member किसी भी बात को tolerate ना करे |

4 अगर team के कुछ member ही बहुत ज्यादा काम करते हो |

5 अगर team member’s अपनी-अपनी जिम्मेदारी ना समझें |  


 

 

     

 

 

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